Nová nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se týkají i bytových domů a SVJ

Nová nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se týkají i bytových domů a SVJ

V pátek 25.5. vešla v platnost obecná nová nařízení o ochraně osobních údajů, která se týkají všech členských států EU. Nová pravidla schovaná pod zkratkou GDPR ovlivní všechny, kteří jakýmkoliv způsobem pracují s osobními údaji. Kromě firem, veřejných institucí či spolků se GDPR týká i SVJ (společenství vlastníků jednotek) a bytových domů. Jak se GDPR těchto oblastí dotýká a jakým způsobem zajistit ochranu tak, aby odpovídala požadavkům nových nařízení?

GDPR a SVJ: nabyté seznamy se mohou používat nadále

Před příchodem nového nařízení GDPR kolovalo velké množství nevysvětlených otázek. Bytové domy a SVJ měly obavy, že s příchodem nových pravidel pro ochranu osobních údajů se budou muset zbavit současných seznamů, které si vytvořily během řady let správy nemovitostí.

V této oblasti ale zase tak velké změny neproběhnou, dosavadní zákon i nové předpisy umožňují zpracovávat osobní údaje členů společenství vlastníků v nezbytně nutném rozsahu. Seznamy členů, nájemníků či dlužníků tak můžete zachovat, musíte se ale postarat o kvalitní zabezpečení. Současně byste měli shromažďovat jen takové osobní údaje, které jsou pro činnost SVJ a BD nezbytné.

Zajistěte ochranu cenných dat a osobních údajů

Pokud máte na starosti správu bytových domů či SVJ, dle GDPR musíte zajistit maximální ochranu osobních dat, která shromažďujete. V praxi to znamená, že v případě shromažďování dat a dokumentů na počítači musí být zařízení řádně zaheslované a mělo by být ochráněno před rizikem zneužití. V případě skladování dokumentů s osobními daty ve fyzické podobě by měly být uloženy tak, aby k nim měly přístup jen oprávněné osoby. Ideálně by měly být uloženy v uzamykatelné skříni, šuplíku či schránce.

laptop a gdpr

V praxi to znamená, že pokud dokumenty o SVJ ukládáte na rodinném počítači, ke kterému mají přístup všichni, byť vaši rodinní příslušníci, dle GDPR nesplňujete stanovené podmínky. K osobním údajům totiž mohou mít přístup jen určené osoby. Doporučujeme počítač či dokumenty samotné zaheslovat dostatečně silným heslem. Dále osoba, o níž data uchováváte, má právo od vás požadovat kompletní přehled všech údajů, které o ní shromažďujete.

Se správní firmou uzavřete zpracovatelskou smlouvu

Pokud správu SVJ a bytových domů svěříte na starost externí správní firmě, musíte uzavřít vzájemnou zpracovatelskou smlouvu. Osobní data totiž svěřujete do rukou třetí straně, která s nimi jako správce může nakládat v rozsahu vymezeném sepsanou smlouvou. Zpracovatelská smlouva přesně vymezuje, s jakými osobními daty a v jakém rozsahu bude správce nakládat a jak se postará o zabezpečení. U některých osobních dat budete navíc potřebovat svolení k používání, což se týká zejména telefonních čísel či emailových adres, která se také považují za osobní údaj. Bez zpracovatelské smlouvy nemůžete osobní údaje poskytnout třetí straně a už vůbec nesmí být využita k jinému účelu, než je správa SVJ či BD. Pokud by SVJ komukoliv předal osobní údaj za reklamním či jakýmkoliv jiným účelem, hrozí dle GDPR riziko vysokých sankcí.

Ochrana osobních údajů

Pozor na kamerové systémy

Používáte ve svém bytovém domě kamerový systém? I v tomto případě musíte zajistit adekvátní ochranu osobních dat. To bývá často náročné, je potřeba vyhodnotit každou prováděnou operaci samostatně a na základě toho provést patřičná oprávnění dle GDPR. Rozdíl je například mezi kamerovými systémy, které umožňují jen živý záznam, a těmi, které data sbírají a záznamy ukládají. Zde je již namístě obrátit se na odborníky, kteří se GDPR a SVJ věnují a umí systémy implementovat podle planých norem.

I když nelze plošné kontroly dodržování GDPR v SVJ a BD očekávat, je třeba se připravit především na kontroly „na ohlášku“. Více informací vzhledem k novým pravidlům ochrany osobních údajů naleznete na stránkách ÚOOÚ a Svazu českých a moravských bytových družstev. V případě potřeby se můžete obrátit na právní kanceláře, které se problematice GDPR a její implementaci podrobně věnují.



Diskuse k článku

Diskuse neobsahuje zatím žádný komentář. Buďte první!

Dobrý kontakt k tématu

Spolehlivé účetnictví a daňové poradenství Brno
SARY OFFICE s.r.o. je společnost s…
Právní poradenství nikdy nebylo jednodušší
Rychlá pomoc advokáta po telefonu?
Město Dolní Bousov: turisticky atraktivní oblast Českého ráje
Turistika i kulturní a společenské vyžit…

Jaké zvolit vnitřní osvětlení na večer a dobu před usínáním

Já jsem strašně dlouhou dobu neměl vůbec pojem o tom, že na mě může mít vliv to jaké osvětlení mám doma, ani m...

Jak pěstovat a množit stévii, známou náhražku cukru

Stejné využití má také malina sladkolistá (Rubus suavissimus) která je navíc oproti stévii mrazuvzdorná. Podle...

VIDEO NÁVOD: Jak opravit protékající závěsný záchod

Děkujeme za doplnění a praktický tip. Ano, odpojení je dobrým řešením, pokud hadička přišla po letech o svou e...

Krásná a funkční zároveň. Víme, jak si chytře zařídit koupelnu, kam se budete těšit

Ono v závěru je podle mého úplně jedno, jestli je koupelna malá, či velká. Zrovna tahle místnost by měla být h...

Vhodně zvolená podlaha vám zajistí úspory, bezpečí i pohodlí

Vhodně zvolená podlaha je za mě důležitá jak v domě, tak v bytě (v bytě především kvůli sousedům). I když za n...

Kuchyně od Oresi zkušenosti

Měli jsme to v podobném časovém rozsahu i přesto že jsme brali kuchyň na splátky, proto...

Kuchyně od Oresi zkušenosti

Ohledně kuchyní jsem se dost inspirovala na IG a pinterestu, abych předešla pak na prodejn�...

Dodavatelé elektřiny zkušenosti

Pokud bych za současných podmínek plánoval změnu dodavatele, tak by to pravděpodobně byl...
Zobrazit všechna témata

Kulatá zrcadla a zrcadla s osvětlením - perfektní doplněk do každého interiéru

Zrcadla spojují funkčnost a dekorativnost, díky čemuž jsou dokonalým doplňkem téměř každého interiéru. Zdobí naše stěny a nábytek. Další výhodou je možnost přístupu k mnoha velikostem a tvarům, takže je snadno ...

Jak na opravu dřeva pomocí tmelu

Dřevo jako přírodní materiál pracuje. Je proto přirozené, že se na něm po letech používání začnou objevovat praskliny. Někdy tyto drobné vady materiálu vypadají esteticky a do rustikálního stylu zapadají, na ná...

Černá v koupelně dodá pocit luxusu

Černá je odjakživa synonymem luxusu, elegance a vkusu. Tato barva nevypadá dobře jen v šatníku, ale i jako součást bytového designu. Koupelnovým prostorám dopřeje nejen elegantní a sofistikovaný vzhled, ale tak...

Byt

Pracovní koutek plný jarní inspirace

Pracujete z domu? Pak každé ráno vstupujete do svého pracovního prostoru s očekáváním, že i tento den pro vás bude produktivní a plodný. Jaro je ideální dobou pro přeměnu a přináší s sebou novou energii, kterou...

7 důvodů, proč pořídit kuchyňský ostrůvek

Kuchyňský ostrůvek – někdo ho miluje, jiný nenávidí. Je výsadou moderních interiérů, vždy ale záleží na konkrétním návrhu. Kuchyňský pult totiž plní různé funkce, někdy obsahuje dřez, jindy funguje jako barový ...

Odrůdy brambor: tipy pro rok 2024

Jaro je za dveřmi, a tak přichází čas na plánování výsadby brambor. Právě ty představují jednu z prvních plodin, které budeme v tomto roce vysazovat. A pozor – výběr správné odrůdy bude mít přímý vliv na úrodu ...

Allegro spustilo Black Friday, nabízí slevy až 50 %

Čekáte s vánočními nákupy na slevové akce? Nakupte si v rámci Black Friday, které letos poprvé představuje v Česku také platforma allegro.cz. Internetové tržiště nabízí výrazné slevy ve výši až 50 % u tisíců pr...

Jak čistit mosazné předměty: praktické tipy

Možná máte také doma předměty z mosazi. Jejich zlatý nádech působí teplým dojmem, navíc navozuje atmosféru dob minulých. Ať už máte mosazné dekorace, kování nebo nádobí, udržení jejich lesku vyžaduje pravidelno...

Minimalismus s jarním nádechem

Přichází jaro a s ním i čas nových začátků a svěžesti, který může vdechnout život i do našeho domova. Promítněte do interiérového designu prvky minimalismu, které míří na jednoduchost a funkcionalitu. Ukážeme v...

Jaké jsou možnosti využití dřevoplastu (WPC)

Na pohled vypadá jako dřevo, díky využití plastových materiálů je však odolnější a přináší řadu výhod. Řeč je o dřevoplastu (WPC), který se nejčastěji využívá k realizaci teras. Doma i na zahradě však lze využí...

Vrut se vám protáčí? Poradíme, jak opravit vyvrtaný otvor, který je příliš široký

Konstrukční díly mnoha kusů nábytku, doplňků a vybavení jsou spojená vruty. Ty se šroubují do předvrtaného otvoru. Může se ale stá...

5 výhod teplovodního podlahového vytápění

Topná sezóna se rozbíhá, a tak je na realizaci nového topného systému už v podstatě pozdě. Pokud ale vás rekonstrukce nebo realizace novostavby teprve čeká, budete stát před rozhodnutím, pro jaká způsob vytápěn...

Jaké jsou možnosti využití dřevoplastu (WPC)

Na pohled vypadá jako dřevo, díky využití plastových materiálů je však odolnější a přináší řadu výhod. Řeč je o dřevoplastu (WPC), který se nejčastěji využívá k realizaci teras. Doma i na zahradě však lze využí...