Nová nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se týkají i bytových domů a SVJ

Nová nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se týkají i bytových domů a SVJ

V pátek 25.5. vešla v platnost obecná nová nařízení o ochraně osobních údajů, která se týkají všech členských států EU. Nová pravidla schovaná pod zkratkou GDPR ovlivní všechny, kteří jakýmkoliv způsobem pracují s osobními údaji. Kromě firem, veřejných institucí či spolků se GDPR týká i SVJ (společenství vlastníků jednotek) a bytových domů. Jak se GDPR těchto oblastí dotýká a jakým způsobem zajistit ochranu tak, aby odpovídala požadavkům nových nařízení?

GDPR a SVJ: nabyté seznamy se mohou používat nadále

Před příchodem nového nařízení GDPR kolovalo velké množství nevysvětlených otázek. Bytové domy a SVJ měly obavy, že s příchodem nových pravidel pro ochranu osobních údajů se budou muset zbavit současných seznamů, které si vytvořily během řady let správy nemovitostí.

V této oblasti ale zase tak velké změny neproběhnou, dosavadní zákon i nové předpisy umožňují zpracovávat osobní údaje členů společenství vlastníků v nezbytně nutném rozsahu. Seznamy členů, nájemníků či dlužníků tak můžete zachovat, musíte se ale postarat o kvalitní zabezpečení. Současně byste měli shromažďovat jen takové osobní údaje, které jsou pro činnost SVJ a BD nezbytné.

Zajistěte ochranu cenných dat a osobních údajů

Pokud máte na starosti správu bytových domů či SVJ, dle GDPR musíte zajistit maximální ochranu osobních dat, která shromažďujete. V praxi to znamená, že v případě shromažďování dat a dokumentů na počítači musí být zařízení řádně zaheslované a mělo by být ochráněno před rizikem zneužití. V případě skladování dokumentů s osobními daty ve fyzické podobě by měly být uloženy tak, aby k nim měly přístup jen oprávněné osoby. Ideálně by měly být uloženy v uzamykatelné skříni, šuplíku či schránce.

laptop a gdpr

V praxi to znamená, že pokud dokumenty o SVJ ukládáte na rodinném počítači, ke kterému mají přístup všichni, byť vaši rodinní příslušníci, dle GDPR nesplňujete stanovené podmínky. K osobním údajům totiž mohou mít přístup jen určené osoby. Doporučujeme počítač či dokumenty samotné zaheslovat dostatečně silným heslem. Dále osoba, o níž data uchováváte, má právo od vás požadovat kompletní přehled všech údajů, které o ní shromažďujete.

Se správní firmou uzavřete zpracovatelskou smlouvu

Pokud správu SVJ a bytových domů svěříte na starost externí správní firmě, musíte uzavřít vzájemnou zpracovatelskou smlouvu. Osobní data totiž svěřujete do rukou třetí straně, která s nimi jako správce může nakládat v rozsahu vymezeném sepsanou smlouvou. Zpracovatelská smlouva přesně vymezuje, s jakými osobními daty a v jakém rozsahu bude správce nakládat a jak se postará o zabezpečení. U některých osobních dat budete navíc potřebovat svolení k používání, což se týká zejména telefonních čísel či emailových adres, která se také považují za osobní údaj. Bez zpracovatelské smlouvy nemůžete osobní údaje poskytnout třetí straně a už vůbec nesmí být využita k jinému účelu, než je správa SVJ či BD. Pokud by SVJ komukoliv předal osobní údaj za reklamním či jakýmkoliv jiným účelem, hrozí dle GDPR riziko vysokých sankcí.

Ochrana osobních údajů

Pozor na kamerové systémy

Používáte ve svém bytovém domě kamerový systém? I v tomto případě musíte zajistit adekvátní ochranu osobních dat. To bývá často náročné, je potřeba vyhodnotit každou prováděnou operaci samostatně a na základě toho provést patřičná oprávnění dle GDPR. Rozdíl je například mezi kamerovými systémy, které umožňují jen živý záznam, a těmi, které data sbírají a záznamy ukládají. Zde je již namístě obrátit se na odborníky, kteří se GDPR a SVJ věnují a umí systémy implementovat podle planých norem.

I když nelze plošné kontroly dodržování GDPR v SVJ a BD očekávat, je třeba se připravit především na kontroly „na ohlášku“. Více informací vzhledem k novým pravidlům ochrany osobních údajů naleznete na stránkách ÚOOÚ a Svazu českých a moravských bytových družstev. V případě potřeby se můžete obrátit na právní kanceláře, které se problematice GDPR a její implementaci podrobně věnují.

Diskuse k článku

Diskuse neobsahuje zatím žádný komentář. Buďte první!

Lunární kalendář

STŘEDA 19. 05. 2021
lev
Měsíc putuje znamením Lva a je v přibývající fázi. Běžte na procházku, ale nepřetěžujte se, srdce je dnes namáháno více, než v jiné dny. Snažte se…
více o tomto dni
ČTVRTEK 20. 05. 2021
panna
Měsíc putuje znamením Panny, je v přibývající fázi. Panna má vliv na trávící orgány, proto doporučujeme lehkou stravu. Je vhodný den pro pečení.…
více o tomto dni
PÁTEK 21. 05. 2021
panna
Měsíc putuje znamením Panny, je v přibývající fázi. Panna má vliv na trávící orgány, proto doporučujeme lehkou stravu. Je vhodný den pro pečení.…
více o tomto dni
SOBOTA 22. 05. 2021
panna
Měsíc putuje znamením Panny, je v přibývající fázi. Panna má vliv na trávící orgány, proto doporučujeme lehkou stravu. Je vhodný den pro pečení.…
více o tomto dni
NEDĚLE 23. 05. 2021
váhy
Měsíc prochází znamením Vah a je v přibývající fázi. Váhy mají vliv na kyčle, játra, krev, ledviny a močový měchýř. Pokud nemusíte, tak nedělejte…
více o tomto dni
PONDĚLÍ 24. 05. 2021
váhy
Měsíc prochází znamením Vah a je v přibývající fázi. Váhy mají vliv na kyčle, játra, krev, ledviny a močový měchýř. Pokud nemusíte, tak nedělejte…
více o tomto dni
ÚTERÝ 25. 05. 2021
štír
Měsíc putuje znamením Štíra, je v přibývající fázi. Štír má vliv na intimní oblast a močové cesty. Pijte čaje, které tyto orgány posilují, udělejte…
více o tomto dni

Koupelny, Toalety

Elektrické topení do koupelny – jaké jsou možnosti vytápění?

Elektrické topení vyniká rychlou regulací a přesností. Oproti teplovodním systémům má nižší pořizovací náklady a menší ztráty účinnosti. K asi…

Dům

Domácí čističky vody - jak fungují a podle čeho vybírat?

Laicky si lze čističku odpadních vod představit jako „větší“ plastovou nádrž, která se zapustí do země poblíž domu. Odpadní voda z domácnosti se v ní…

Architektura

4 kouzelné interiéry v chatách a chalupách, které vás uchvátí

I přes rozmach moderní architektury mnohé stále přitahuje jedinečná atmosféra starobylých chat a chalup, ve které hraje prim dřevo. Stejně tak je…

Exteriér

Dřevěná či hliníková pergola? Která se vám lépe osvědčí?

Vyplatí se sáhnout raději po přírodním materiálu, nebo upřednostnit moderní bioklimatickou pergolu? Dřevěné zahradní pergoly se těší oblibě už hezkou…

Finance a právo

Bydlíte v chatě nebo chalupě? Nově si můžete odečíst úroky z hypotéky

Chaty a chalupy nejsou jen místem, kam se lidé přesouvají pro trávení volných víkendů. Vzhledem k vysokým cenám rodinných domů se stále častěji využívají i trvalému celoročnímu bydlení. I na chatu nebo chalupu ...

Zdravé bydlení

Zdravé bydlení

   Éterické oleje    

Harmonie bydlení

Jaké barvy zvolit do ložnice?

  Modrá je dobrá Největší plochu v místnosti zabírají stěny. Výběr vhodné barvy na zeď může zásadně ovlivnit náladu a psychiku, což má značný vliv na…