Nová nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se týkají i bytových domů a SVJ

Nová nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se týkají i bytových domů a SVJ

V pátek 25.5. vešla v platnost obecná nová nařízení o ochraně osobních údajů, která se týkají všech členských států EU. Nová pravidla schovaná pod zkratkou GDPR ovlivní všechny, kteří jakýmkoliv způsobem pracují s osobními údaji. Kromě firem, veřejných institucí či spolků se GDPR týká i SVJ (společenství vlastníků jednotek) a bytových domů. Jak se GDPR těchto oblastí dotýká a jakým způsobem zajistit ochranu tak, aby odpovídala požadavkům nových nařízení?

GDPR a SVJ: nabyté seznamy se mohou používat nadále

Před příchodem nového nařízení GDPR kolovalo velké množství nevysvětlených otázek. Bytové domy a SVJ měly obavy, že s příchodem nových pravidel pro ochranu osobních údajů se budou muset zbavit současných seznamů, které si vytvořily během řady let správy nemovitostí.

V této oblasti ale zase tak velké změny neproběhnou, dosavadní zákon i nové předpisy umožňují zpracovávat osobní údaje členů společenství vlastníků v nezbytně nutném rozsahu. Seznamy členů, nájemníků či dlužníků tak můžete zachovat, musíte se ale postarat o kvalitní zabezpečení. Současně byste měli shromažďovat jen takové osobní údaje, které jsou pro činnost SVJ a BD nezbytné.

Zajistěte ochranu cenných dat a osobních údajů

Pokud máte na starosti správu bytových domů či SVJ, dle GDPR musíte zajistit maximální ochranu osobních dat, která shromažďujete. V praxi to znamená, že v případě shromažďování dat a dokumentů na počítači musí být zařízení řádně zaheslované a mělo by být ochráněno před rizikem zneužití. V případě skladování dokumentů s osobními daty ve fyzické podobě by měly být uloženy tak, aby k nim měly přístup jen oprávněné osoby. Ideálně by měly být uloženy v uzamykatelné skříni, šuplíku či schránce.

laptop a gdpr

V praxi to znamená, že pokud dokumenty o SVJ ukládáte na rodinném počítači, ke kterému mají přístup všichni, byť vaši rodinní příslušníci, dle GDPR nesplňujete stanovené podmínky. K osobním údajům totiž mohou mít přístup jen určené osoby. Doporučujeme počítač či dokumenty samotné zaheslovat dostatečně silným heslem. Dále osoba, o níž data uchováváte, má právo od vás požadovat kompletní přehled všech údajů, které o ní shromažďujete.

Se správní firmou uzavřete zpracovatelskou smlouvu

Pokud správu SVJ a bytových domů svěříte na starost externí správní firmě, musíte uzavřít vzájemnou zpracovatelskou smlouvu. Osobní data totiž svěřujete do rukou třetí straně, která s nimi jako správce může nakládat v rozsahu vymezeném sepsanou smlouvou. Zpracovatelská smlouva přesně vymezuje, s jakými osobními daty a v jakém rozsahu bude správce nakládat a jak se postará o zabezpečení. U některých osobních dat budete navíc potřebovat svolení k používání, což se týká zejména telefonních čísel či emailových adres, která se také považují za osobní údaj. Bez zpracovatelské smlouvy nemůžete osobní údaje poskytnout třetí straně a už vůbec nesmí být využita k jinému účelu, než je správa SVJ či BD. Pokud by SVJ komukoliv předal osobní údaj za reklamním či jakýmkoliv jiným účelem, hrozí dle GDPR riziko vysokých sankcí.

Ochrana osobních údajů

Pozor na kamerové systémy

Používáte ve svém bytovém domě kamerový systém? I v tomto případě musíte zajistit adekvátní ochranu osobních dat. To bývá často náročné, je potřeba vyhodnotit každou prováděnou operaci samostatně a na základě toho provést patřičná oprávnění dle GDPR. Rozdíl je například mezi kamerovými systémy, které umožňují jen živý záznam, a těmi, které data sbírají a záznamy ukládají. Zde je již namístě obrátit se na odborníky, kteří se GDPR a SVJ věnují a umí systémy implementovat podle planých norem.

I když nelze plošné kontroly dodržování GDPR v SVJ a BD očekávat, je třeba se připravit především na kontroly „na ohlášku“. Více informací vzhledem k novým pravidlům ochrany osobních údajů naleznete na stránkách ÚOOÚ a Svazu českých a moravských bytových družstev. V případě potřeby se můžete obrátit na právní kanceláře, které se problematice GDPR a její implementaci podrobně věnují.



Diskuse k článku

Diskuse neobsahuje zatím žádný komentář. Buďte první!

Dobrý kontakt k tématu

5 tipů, jak vylepšit sprchový kout s nízkými náklady

Souhlasím, že drobné úpravy mohou výrazně zlepšit komfort a vzhled koupelny bez nutnosti rozsáhlé rekonstrukce...

Vadí vám vzduch z klimatizace? Pořiďte si stropní chlazení

Znám, mám nainstalovanou klimastěnu a už bych si klimatizaci v životě nepořídil.

Ložnice v roce 2025: Tipy redakce, jak ji zútulnit a být trendy

Fajn článek, líbí se mi, že redakce myslí i na praktičnost, nejen na design. Ložnice je za mě fakt jedna z nej...

Okno je okem vašeho domova: Co obnáší realizace nových oken?

Když si plánujete nová okna, nehleďte jen na vzhled, ideální je mít po ruce prověřeného dodavatele. Levné firm...

Dejte své koupelně novou tvář díky rekonstrukci bytového jádra

Článek přesně vystihuje, jak velký rozdíl dokáže udělat rekonstrukce bytového jádra, nová koupelna je jako nov...

Tarif LÉTO–ZIMA od Armex Energy – kdo má zkušenosti?

Máme to teď čerstvě podepsané. Vysvětlili nám to celkem srozumitelně, prostě v létě ...

Tarif LÉTO–ZIMA od Armex Energy – kdo má zkušenosti?

Zkoušel jsem si to nahrubo spočítat a vycházelo to líp než klasickej fix. A ta dvouletá ...

Tarif LÉTO–ZIMA od Armex Energy – kdo má zkušenosti?

Zní to fajn, když máš v létě víc odběrů. Uvidíme, jak to fakticky bude fungovat a jak...
Zobrazit všechna témata

Jak zakomponovat skleněné mozaiky do designu koupelny

Skleněné mozaiky dovedou úplně změnit atmosféru koupelny. Jsou lesklé, hravé a umí vytvořit něco mezi uměním a funkčním obkladem. Ať už plánujete kompletní rekonstrukci, nebo chcete koupelně dodat nový detail, ...

Co je to izolační EPDB fólie a kde má své využití

Představte si materiál, který ochrání střechu i základy před vlhkostí a vydrží déle než běžné izolační vrstvy. EPDB fólie taková je. Dokáže vám zajistit kombinaci odolnosti a praktičnosti. V článku objevíte jej...

Trend zvaný Tiny House: Proč v Česku mnohé přitahuje?

Přemýšleli jste někdy o životě na pár metrech? Pak se vám bude líbit trend posledních let – Tiny Houses. Přináší pocit nezávislosti a úspory. Takový způsob života umožňuje majitelům soustředit se na to podstatn...

Byt

Nábytek z recyklovatelného plastu: Od předsudků k modernímu designu

Dříve jsme plastový nábytek vnímali hlavně jako levné, málo kvalitní a masově vyráběné zboží. Dnes je situace úplně jiná. Díky moderním technologiím, ekologickému přístupu a špičkovému designu se recyklovaný pl...

Pálená cihla: 8 věcí, které vás možná překvapí

Než sáhnete po prvním řetězu, který v železářství uvidíte, měli byste si ujasnit, co jím vlastně chcete zabezpečit. Jiný typ ochrany vyžaduje kolo v garáži, jiný přívěsný vozík na chalupě. Jinak přistoupíte ke ...

Plastové okapy: Pro menší stavby ideální volba

Plánujete novou střechu nebo jen řešíte odvod dešťové vody na chatě, garáži nebo pergole? Plastové okapy jsou často tím nejjednodušším a nejpraktičtějším řešením. V článku vám vysvětlíme, proč si je oblíbíte, k...

Když nechceš jen pojištění, ale parťáka na tvojí straně

Nabídek pojištění je všude plno. Ale jak poznat tu dobrou? V článku zjistíš, proč se vyplatí mít po boku někoho, kdo tomu rozumí a fakt ti pomůže – ne prodá jen další papír. A taky ti ukážeme, kdo to dělá pocti...

Váš zrak si zaslouží tu nejlepší péči. Naše oční optika vám ji poskytne

Dívat se na svět ostrýma očima? To je dar. Často si ho ale začneme vážit, až když se něco pokazí. Tento článek je tu od toho, aby vám ukázal, jak o svůj zrak pečovat dříve, než se objeví potíže. Podíváme se, pr...

Jak čistit mosazné předměty: praktické tipy

Možná máte také doma předměty z mosazi. Jejich zlatý nádech působí teplým dojmem, navíc navozuje atmosféru dob minulých. Ať už máte mosazné dekorace, kování nebo nádobí, udržení jejich lesku vyžaduje pravidelno...

Rozkvetla vám levandule? Připravte si domácí sirup, který voní létem

Levandule je královna letních zahrad. Vypadá krásně, voní omamně a navíc se dá skvěle využít v kuchyni. Pokud ji máte plný záhon, nastal ideální čas na domácí levandulový sirup. Příprava je jednoduchá, výsledek...